Como monitorar um fornecedor pelo CNPJ (e ser avisado quando algo mudar)

A maior parte das empresas confere o CNPJ de um fornecedor uma única vez: no cadastro. Depois disso, o contrato segue por meses ou anos sem que ninguém olhe de novo. Só que o cadastro muda. A empresa pode ser baixada, virar inapta, entrar na dívida ativa da União, receber uma sanção que a impede de contratar com o governo ou trocar o sócio que você conhecia.

Consultar de novo, fornecedor por fornecedor, todo mês, não é viável. O caminho é acompanhar só o que importa e ser avisado quando mudar.

O que vale acompanhar

Situação cadastral

É o dado mais direto. Uma empresa que passa de Ativa para Baixada, Inapta ou Suspensa deixou de operar regularmente perante a Receita Federal. Inapta, por exemplo, costuma indicar que a empresa deixou de entregar declarações obrigatórias. Se isso acontece no meio de um contrato, é hora de conversar com o fornecedor antes do próximo pagamento.

Dívida ativa da União (PGFN)

Quando um débito com a União não é pago, ele é inscrito na dívida ativa pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. A inscrição é pública. Uma empresa que entra na dívida ativa pode ter dificuldade para emitir certidão negativa, o que trava licitações e alguns contratos com bancos. Uma inscrição nova num fornecedor que estava limpo é um sinal de aperto financeiro.

Sanções CEIS e CNEP

O CEIS (Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas) e o CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas) são mantidos pela CGU. Uma sanção ativa pode impedir a empresa de contratar com a administração pública. Para quem subcontrata esse fornecedor em projetos com o governo, uma sanção nova é um risco direto.

Quadro societário

A troca de sócio nem sempre é ruim, mas muda quem responde pela empresa. Se o sócio com quem você negociou saiu, ou se entrou alguém com histórico de empresas encerradas, vale reavaliar a relação. O perfil de cada sócio na MINDATA mostra as outras empresas em que ele aparece.

Com que frequência esses dados mudam

Cada fonte tem o seu ritmo, e é isso que define com que rapidez uma mudança aparece:

Receita Federal (situação cadastral e sócios): publica os dados abertos do CNPJ uma vez por mês.
PGFN (dívida ativa): atualização trimestral.
CGU (CEIS e CNEP): conforme a publicação dos órgãos sancionadores.

A lista completa, com cobertura e limites de cada base, está na página de fontes e metodologia.

Como receber o aviso na MINDATA

Abra a página da empresa, por exemplo a da Petrobras, ou busque pelo nome ou CNPJ do seu fornecedor.
Toque em Vigiar empresa, ao lado de Compartilhar. É preciso estar com a conta aberta.
Pronto. A MINDATA confere as empresas vigiadas a cada 6 horas contra a base mais recente. Quando a situação cadastral, a dívida ativa, as sanções ou os sócios mudam, a mudança aparece em Minha conta, na seção Empresas vigiadas.

Na conta gratuita dá para vigiar 1 empresa. O plano Pro acompanha até 20, e o Business não tem limite.

O que o alerta não faz

O alerta compara o cadastro público entre uma carga e a seguinte. Ele não sabe de fatos que ainda não chegaram às bases oficiais: uma empresa pode estar com problemas hoje e só aparecer como inapta meses depois. Também não substitui a certidão negativa de débitos, que é o documento com validade legal para comprovar regularidade fiscal.

O ganho é outro: tirar da sua rotina a conferência manual e garantir que uma mudança relevante não passe despercebida durante o contrato.